TEORI
ORGANISASI UMUM 2
Dosen
: Sri Nawangsari SE, MM
Disusun
Oleh :
Rachma
Putri Widhowati
18114674
2KA21
Fakultas
Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi
Sistem
Informasi
Universitas
Gunadarma
A.
Pengertian
Perubahan dan Pengembangan Organisasi
Pengembangan
organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi
dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat
mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota
organisasi. Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha
meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan
individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.(Edi
Wibowo, 2010)
Perubahan organisasional adalah
tindakan beralihnya suatu organisasi dari kondisi yang berlaku kini, ke kondisi
masa yang akan dating yang diinginkan guna meningatkan efesiensinya.
Perubahan
organisasi akan mengarah kepada opsi mundur, apabila sistem perencanaan yang
ada didalamnya baik satu ataupun banyak komponen yang menyusun mengalami
disfungsi. Konsekuensinya akan tampak pada meredupnya kegiatan tanpa ada alasan
yang jelas dan timbulnya kesenjangan di dalam organisasi . untuk hal yang
paling tampak adalah pada administrasi yang tumpang tindih dan tidak sesuai
dengan AD/ART organisasi.
Perubahan
organisasi akan mengarah pada opsi maju apabila ada kesinambungan yang harmonis
antara system dan pelaksananya. Suasana yang berlangsung pada sisterm tersebut
tertata dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur atau membuat inovasi yang
koorperatif satu sama lain.
B.
Langkah-langkah
Perubahan Organisasi
Berikut adalah 8 Langkah Perubahan
/ Transformasi Organisasi yang disampaikan oleh Kotter yang dikenal dengan Kotter’s
8 Steps Changes Model :
1. Incease
Urgency, Menumbuhkan ‘sense of urgency’ dimana setiap orang akan merasa
terdorong untuk segera melakukan perubahan yang dilakukan. Hal ini dapat dilakukan
jika ditemukannya alasan / faktor yang benar-benar kuat mengapa perubahan perlu
dilakukan. Untuk itu perlu ditunjukkan fakta/ data yang dapat dilihat,
dirasakan, disentuh agar orang-orang mau dan merasa perlu untuk berubah. Jika
orang tidak melihat adanya data / fakta bahwa mereka harus berubah maka yang
terjadi adalah orang-orang tidak akan mau berubah. Mereka akan tetap berada di
zona nyaman karena mereka merasa tidak ada alasan yang kuat untuk berubah.
Harus ada rasa ‘keterdesakan’ yang bisa dilihat selain oleh pemimpin juga oleh
orang yang dipimpinnya.
2. Build The
Guiding team, membantu pembentukan kelompok yang akan memandu proses perubahan
(change agents) yang mempunyai kapabilitas yang memadai baik dari sisi anggota
kelompok maupun metode pelaksanaannya. Untuk berubah diperlukan orang-orang
yang yakin bahwa perubahan akan mengarah ke arah yang lebih baik. Karena itu
perlu dibentuk kelompok yang tugasnya menunjukkan antusiasme, komitmen,
kepercayaan bahwa dengan perubahan yang akan dilakukan akan menghasilkan hasil
yang lebih baik. Mereka inilah agen-agen perubahan yang akan mendorong
orang-orang disekitarnya untuk mendukung jalannya perubahan. Karena itu perlu
dilakukan komunikasi yang rutin dengan para agen ini agar memantapkan tujuan
perubahan, saling mendukung dan meminimalisir rasa frustasi yang mungkin
timbul.
3. Get The
Right Vision Visi yang sudah ada harus diterjemahkan dalam bentuk strategi yang
menantang untuk dilaksanakan. Tanpa visi yang jelas, tidak akan ada yang mau
mengikuti arah perubahan yang diusung, kalau pun ada, di tengah jalan mereka
akan kehilangan arah. Visi ini harus dapat dipilah-pilah dalam time frame yang
jelas, apakah tahunan, semesteran, atau triwulan serta dengan melihat pula
kemungkinan-kemungkinan yang terjadi di masa depan. Dengan demikian setiap
orang akan dapat melihat arah yang jelas mengenai tahapan-tahapan yang akan
dilakukan dalam bentuk implementasi sehari-hari.
4. Communicating
for Buy In Visi dan strategi yang disampaikan harus komunikasikan sehingga terjadi
kesamaan dan pemahaman yang baik serta dapat diterima di seluruh jajaran. Visi
yang baik harus terkomunikasi dengan jelas dan terarah. Dan yang penting adalah
bentuknya tulus, sederhana, tidak rumit serta memberikan contoh nyata (role
model) akan visi yang sudah diaplikasikan. Perbaikilah saluran-saluran
komunikasi yang digunakan sehingga pesan-pesan yang tidak perlu dapat
dieliminir. Dan dapat pula digunakan teknologi untuk membantu mempercepat
proses komunikasi (situs resmi, internal email blast, dll). Komunikasi yang
baik dapat dilakukan dengan cara: content (metaphor, analogy, simplicity,
stories, etc) & context (repetition, multiple forums, role model, events,
etc).
5. Empower
Action, mengatasi secara efektif rintangan-rintangan yang timbul yang dapat
memantapkan pengalaman dalam mengelola perubahan sehingga dapat meningkatkan
kepercayaan diri. Selain itu perlu juga dukungan dalam bentuk alat-alat
(resources) yang memadai agar semua orang dapat bertindak untuk mencapai visi.
Termasuk pula adalah dorongan agar team mampu keluar dari pola pikir standar
dan dapat ‘keluar’ mengambil langkah-langkah terobosan yang belum pernah
dilakukan sebelumnya.
6. Create
Short Term Win Meraih kemenangan-kemenangan kecil /jangka pendek. Karena
perubahan pada umumnya tidak dapat dicapai dalam tempo yang singkat maka
dibutuhkanlah milestone-milestone kecil untuk memberi tanda sudah sampai dimana
proses perubahan yang dijalankan. Karena itu dibutuhkanlah perayaan-perayaan
kecil (short term wins) dalam bentuk pemberian penghargaan agar semangat para pengusung roda perubahan
ini dapat terus dijaga agar tidak redup. Adalah perlu untuk terus mengupayakan agar
semangat para pendukung perubahan ini tetap menyala karena proses perubahan
menuntut stamina fisik & mental dalam waktu yang panjang. Selain itu, short
term wins ini juga memberi isyarat kepada mereka yang belum ‘bergabung’ untuk
dapat bergabung karena inilah ‘jalan’ yang ‘benar’. Akan jauh lebih baik jika
‘perayaan’ meraih kemenangan kecil ini dilakukan dalam exposure yang luas
sehingga ada banyak orang yang menyaksikan sehingga pada penerima penghargaan
ini dapat lebih percaya diri, mantap dan semakin yakin akan arah yang di tuju.
7. Don’t Let
Up Jangan berhenti, lanjutkan terus proses perubahan sebelum visi terwujud.
Lakukan terus upaya untuk meningkatkan sense of urgency sehingga nyala api
perubahan tidak redup di tengah jalan. Selalu tunjukkanlah bahwa proses
perubahan ini masih akan berlanjut sapai tercapainya visi yang dicanangkan.
Tetapi, haruslah dicatat bahwa proses ini jangan sampai membuat kondisi fisik
dan emosi terganggu dan mengorbankan kepentingan pribadi, karena dalam jangka
panjang jika ini terjadi, yang mendapatkan imbasnya adalah proses perubahan itu
sendiri. Gunakanlah momentum-momentum, seperti misalnya pada perayaan hari jadi
perusahaan / peringatan hari besar sebagai alat bantu untuk mengkomunikasikan
bahwa perubahan belum selesai. Lakukanlah -jika perlu- perubahan sistem,
struktur, kebijakan-kebijakan, prosedur hingga kultur organisasi sehingga
sesuai dengan kondisi yang diinginkan.
8. Make change
stick Pastikanlah agar perubahan tertanam sebagai budaya perusahaan sehingga
perubahan benar-benar mengakar sampai ke struktur organisasi yang paling bawah.
John P. Kotter mengingatkan, bila satu saja tahapan itu dilewati, maka kita
hanya akan menghasilkan apa yang disebutnya sebagai “illusion of speed”
(kecepatan maya) yang dapat menghasilkan perubahan yang tidak sempurna.
C.
Perencanaan
Strategis Pengembangan Organisasi
Semua kegiatan perencanaan pada
dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau
serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai
dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau
kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan
sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 : merumuskan keadaan saat
ini
Pemahaman akan posisi
perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber
daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan
dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan
saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana
kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan
dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 : mengidentifikasi segala
kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dankelemahan serta
kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi
dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan
intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang
mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi
keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu
mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 : mengembangkan rencana
atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi
pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling
memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
D.
Implikasi
Manajerial
Implikasi manajerial adalah bagaimana meningkatkan
produktifitas dengan cara meningkatkan kapasitas, kualitas, efisiensi dan
efektivitas dari sumber daya yang ada. apa implikasi manajerial yang muncul
dari organisasi tanpa pembatas (borderless Tipe organisasi transnasional/tanpa
batas memakai pengaturan yang mengeliminasi atau menghapus halangan geografis
artitisial.Para manajer memilih pendekatan ini dalam rangka meningkatkan efisiensi
dan efektivitas di pasar global yang kompetitif.Implikasi yang dirasakan oleh
para pihak manajer adalah bagaimana mereka bisa mengembangkan produk yang
diproduksi di negara lain,dengan baik dengan cara memanfaatkan sumber daya alam
dan manusia yang ada pada negara ttersebut.Jadi struktur organisasi manajerial
tidak akan berpusat pada satu organisasi manajerial namun harus mencakup
seluruh struktur organisasi manajerial di seluruh negara dimana perusahaan iitu
berada.
E.
Pengertian
dan fungsi Budaya Organisasi
Budaya organisasi adalah sebuah
sistem makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu
organisasi dari organisasi-organisasi lainnya. Sistem makna bersama ini adalah
sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi.
Adapun pengertian Budaya Organisasi
menurut beberapa ahli, yaitu :
1. Menurut
Wood, Wallace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, Osborn (2001:391), budaya
organisasi adalah sistem yang dipercayai dan nilai yang dikembangkan oleh
organisasi dimana hal itu menuntun perilaku dari anggota organisasi itu
sendiri.
2. Menurut
Tosi, Rizzo, Carroll seperti yang dikutip oleh Munandar (2001:263), budaya
organisasi adalah cara-cara berpikir, berperasaan dan bereaksi berdasarkan
pola-pola tertentu yang ada dalam organisasi atau yang ada pada bagian-bagian
organisasi.
3. Menurut Robbins
(1996:289), budaya organisasi adalah suatu persepsi bersama yang dianut oleh
anggota-anggota organisasi itu.
FUNGSI BUDAYA ORGANISASI
Budaya
organisasi memiliki fungsi yang sangat penting. Fungsi budaya organisasi adalah
sebagai tapal batas tingkah laku individu yang ada didalamnya.
Menurut
Robbins (1996 : 294), fungsi budaya organisasi sebagai berikut :
1. Budaya
menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain.
2. Budaya
membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.
3. Budaya
mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada
kepentingan diri individual seseorang.
4. Budaya
merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan
memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.
5. Budaya
sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap
serta perilaku karyawan.
F.
Tipologi
Budaya Organisasi
Menurut Sonnenfeld dari Universitas
Emory (Robbins, 1996 :290-291), ada empat tipe budaya organisasi :
1. Akademi : Perusahaan
suka merekrut para lulusan muda universitas, memberi mereka pelatihan istimewa,
dan kemudian mengoperasikan mereka dalam suatu fungsi yang khusus. Perusahaan
lebih menyukai karyawan yang lebih cermat, teliti, dan mendetail dalam
menghadapi dan memecahkan suatu masalah.
2. Kelab : Perusahaan
lebih condong ke arah orientasi orang dan orientasi tim dimana perusahaan
memberi nilai tinggi pada karyawan yang dapat menyesuaikan diri dalam sistem
organisasi. Perusahaan juga menyukai karyawan yang setia dan mempunyai komitmen
yang tinggi serta mengutamakan kerja sama tim.
3. Tim Bisbol
: Perusahaan berorientasi bagi para pengambil resiko dan inovator, perusahaan
juga berorientasi pada hasil yang dicapai oleh karyawan, perusahaan juga lebih
menyukai karyawan yang agresif. Perusahaan cenderung untuk mencari orang-orang
berbakat dari segala usia dan pengalaman, perusahaan juga menawarkan insentif
finansial yang sangat besar dan kebebasan besar bagi mereka yang sangat
berprestasi.
4. Benteng : Perusahaan
condong untuk mempertahankan budaya yang sudah baik. Menurut Sonnenfield banyak
perusahaan tidak dapat dengan rapi dikategorikan dalam salah satu dari empat
kategori karena merek memiliki suatu paduan budaya atau karena perusahaan
berada dalam masa peralihan.
G.
Kreatifitas
individu dan team Proses Inovasi
Kreativitas
dengan inovasi itu berbeda. Kreativitas merupakan pikiran untuk menciptakan
sesuatu yang baru, sedangkan inovasi adalah melakukan sesuatu yang baru.
Hubungan keduanya jelas. Inovasi merupakan aplikasi praktis dari kreativitas.
Dengan kata lain, kreativitas bisa merupakan variabel bebas, sedangkan inovasi
adalah variabel tak bebas. Dalam praktek bisnis sehari-hari, ada perencanaan
yang meliputi strategi, taktik, dan eksekusi. Dalam pitching konsultansi atau
agency, sering terdengar keluhan bahwa secara konseptual apa yang disodorkan
agency bagus, tetapi strategi itu tak berdampak pada perusahaan karena mandek
di tingkat eksekusi. Mengapa? Sebab, strategi bisa ditentukan oleh seseorang,
tetapi eksekusinya harus melibatkan banyak orang, mulai dari atasan hingga
bawahan. Di sinilah mulai ada gesekan antarkaryawan, beda persepsi hingga ke
sikap penentangan.
Itu
sebabnya, tak ada perusahaan yang mampu berinovasi secara konsisten tanpa
dukungan karyawan yang bisa memenuhi tuntutan persaingan. Hasil pengamatan kami
menunjukkan, perusahaan-perusahaan inovator sangat memperhatikan masalah
pelatihan karyawan, pemberdayaan, dan juga sistem reward untuk meng-create daya
pegas inovasi. Benih-benih inovasi akan tumbuh baik pada perusahaan-perusahaan
yang selalu menstimulasi karyawan, dan mendorong ke arah ide-ide bagus. Melalui
program pelatihan, sistem reward, dan komunikasi, perusahaan terus berusaha
untuk mendemokratisasikan inovasi.
KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan
Pada
hakikatnya perubahan terkadang perlu terjadi didalam kehidupan berorganisasi.
Perubahan perlu dilakukan dengan tujuan agar organisasi tersebut dapat
berkembang lebih baik.
Dengan
pengalaman yang dimiliki oleh suatu organisasi, mereka dapat menentukan tujuan-tujuan
yang ingin dicapai ketika perubahan pada orgnasasi tersebut dilakukan.
Pengembangan
organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi
dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat
mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota
organisasi.
Oleh karena
itu dibutuhkan perkembangan organisasi untuk mempertahankan kehidupan
organisasi dalam menghadapi persaingan dan organisasi masa depan yang tidak
terlalu mementingkan eksistensi sebuah organisasi.
B.
Saran
Dengan
makalah ini penulis berharap agar pembaca dapat memahami tentang arti penting
perubahan dan perkembangan organisasi di dalam kehidupan berorganisasi.
Semoga
makalah ini dapat berguna bagi pembaca. Penulis juga mengharapkan kritik dan
saran yang membangun agar penulis dapat lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA :
quickstart-indonesia.com/8-langkah-perubahan-transformasi-organisasi/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar